目黒川沿いの桜

お花見の幹事になっても安心!必勝の段取りマニュアル

お花見の幹事を任されたもののどうしたらいいの?と困っていませんか。今回は、お花見を成功に導く幹事に必要な段取りをご紹介します。

お花見の日程決めはLINEのアンケート機能が便利

幹事になったらできるだけ効率的に動けるようにするのがポイントです。最初に決めるのは日程となりますが、個別に都合をヒアリングすると時間がかかってしまいます。参加メンバーへの相談はグループLINEを活用するのがおすすめです。

スマホを操作する女性

LINEにはアンケート形式で集計できる投票機能があります。グループトークから作成画面に進みましょう。

オッケーサインを出す女性

タイトルを入れて選択肢や回答期限を設定したら投稿します。アナウンス登録でピン留めも可能です。

場所に迷ったときは下見をしておくのがポイント

日程決めと平行して場所選びを進めます。参加者からリクエストがない場合は自分で決めなければなりません。候補を絞りきれないときは、実際に行ってみるのがポイント。景観や桜の数、コンビニやトイレが近いなど、必要な条件がそろっている場所を選ぶといいでしょう。

ビルと桜

仕事のあとで花見をする場合は、遅れてくる参加者のことを想定してわかりやすい場所を選びましょう。

お花見

恒例行事の場合は、いつもと同じ場所を選べば間違いありません。参加者も慣れているので安心です。

参加者への日程連絡&出欠確認は1週間前と3日前

お花見の日程と場所が決まったら、参加者への事前連絡をおこないます。次のようなテンプレを作って知らせましょう。
・日時(予備日)
・場所(地図&アクセス)
・会費(金額&徴収方法)
・緊急連絡先
・雨天時について(予備日の開催、屋内など別会場で実施など)

メッセージのイメージ

参加者への案内は1週間前に送付し、アンケート機能やファイルなどを使って出欠確認を取りましょう。

天気予報のイメージ

3日前にも確認の連絡を送ります。天候をチェックして「上着があるとよさそう」などひと言添えるのがおすすめ。

場所取りに欠かせないマストアイテム

お花見を成功に導く大きなポイントは場所取りです。ブルーシートと固定クリップ、名前や人数を書いた紙とガムテープを持参します。人数分のスペースを確保するのはマスト。桜がよく見える、座りやすい、トイレが遠くないなど、いい場所をキープしましょう。

お花見の場所取り

場所取りをするときは、暇つぶしアイテムや食料、防寒グッズ、モバイル充電器があると便利です。

桜と屋形船

会場によっては予約できるところもあるので早めに確認しておきましょう。屋形船もおすすめです。

お花見前日までに会費を徴収するのがベスト

会費の徴収を当日にすると、お釣り銭の用意やチェックリストなどの作業に追われて大変です。職場のお花見など前日までに集まるメンバーであれば、先に徴収しておくのが理想的です。当日徴収する場合は、ほかの人に会計を頼んでおきましょう。

電卓とお金のイメージ

会費を払いやすい金額に設定するのもポイント。事前連絡の案内にもお釣りのないようにお願いしておきます。

花見弁当とお酒

お花見当日は参加者の案内や飲み物の手配などに備えて、動きやすいようにしておくことが大切です。

お花見当日の持ち物&注意ポイント

当日は自治体の分別ルールに合わせてゴミ袋を用意してください。気温が低い日は、ブランケットやホットドリンク、ホッカイロなどがあると安心です。風が強いと飲み物が倒れたりおつまみが飛んだりすることがあるので、ウェットティッシュは大きいサイズを選びましょう。

公園のゴミ捨て場

ゴミは持ち帰るのが基本ですが、大きな会場でゴミ集積所が設けられている場合はルールに従って捨てます。

スマホと女性

お花見からの流れで二次会に行くことも。近くのお店をチェックしておくと手配がスムーズです。

まとめ

お花見は参加する分には楽しいですが、いざ幹事となるとプレッシャーですよね。当日までの段取りを決めておくのが成功させるコツです。幹事もゆっくりお花見ができるように効率よく進めましょう。

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